15. Januar 2020

Regelmäßige Prüfung und Pflege von Lieferantenerklärungen

Der Jahreswechsel ist stets ein brisanter Zeitpunkt im Hinblick auf die Präferenzkalkulation in einem Unternehmen. Zur korrekten Dokumentation müssen die Produktionsverfahren und der Einkauf der verwendeten Komponenten eindeutig nachvollziehbar sein. Werden Waren aus Deutschland oder einem anderen EU-Land verarbeitet, so dürfen diese nur dann präferenzgebend einkalkuliert werden, wenn eine entsprechende und gültige Lieferantenerklärung vorliegt. Diese werden, trotz der maximalen Gültigkeitsdauer von 24 Monaten, oftmals nur für ein Jahr, also zwölf Monate ausgestellt. Und zur besseren Übersicht mit einem Startdatum vom 01.01. und Ablaufdatum vom 31.12. eines Jahres versehen.

Damit gilt es Anfang Januar Lieferantenerklärungen zu prüfen und zu pflegen.

Lieferantenerklärung – was ist das?

Eine Lieferantenerklärung ist eine Erklärung, mit der ein Lieferant Angaben im Hinblick auf die Präferenzursprungseigenschaft gelieferter Waren macht. Ein Lieferant ist unabhängig von der Rechnungsstellung immer die Person, die die Verfügungsgewalt über die gelieferte Ware hat.

Diese Angaben werden benötigt bei:

  1. Anträgen auf Ausstellung von Ursprungsnachweisen durch die Zollstelle (Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1, EUR-MED, Auskunftsblatt INF 4)
  2. der Ausfertigung von nichtförmlichen Präferenznachweisen wie Ursprungserklärungen auf der Rechnung
  3. der Ausfertigung von Folge-Lieferantenerklärungen

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung besteht nicht, jedoch kann ein Lieferant (kauf-)vertraglich zur Ausfertigung verpflichtet werden.

Lieferantenerklärungen werden grundsätzlich bei Warenbewegungen innerhalb der Europäischen Union verwendet. Rechtsgrundlage hierfür ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 der Kommission vom 24. November 2015 mit Einzelheiten zur Umsetzung von Bestimmungen der Verordnung (EU) Nr. 952/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Festlegung des Zollkodex der Union (UZK-IA).

In wenigen Konstellationen ist es möglich, Lieferantenerklärungen im Warenverkehr mit Ländern, die nicht zur Europäischen Union z. B. Türkei gehören, auszustellen. Dieses wird in der Praxis jedoch selten gemacht.

Daher sind bspw. im grenzüberschreitenden Warenverkehr mit der Schweiz ausgefertigte Lieferantenerklärungen keine geeigneten Nachweise, um die Ursprungseigenschaft einer Ware im Sinne dieser Verordnung zu bescheinigen. Hier kann nur ein auf der Grundlage des Abkommens ausgestellter bzw. ausgefertigter Präferenznachweis als Nachweis der Ursprungseigenschaft dienen.

Formulare für Lieferantenerklärungen

Einen Formzwang für Lieferantenerklärungen gibt es derzeit nicht, jedoch ist der Wortlaut von Lieferantenerklärungen verbindlich vorgegeben. Der Text kann also in der gewünschten Sprache auf einen Firmenbriefbogen abgedruckt werden. Die Angabe der Rechtsgrundlage “Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447” ist nicht erforderlich.

Eine Übersicht der Wortlaute ist hier zu finden:

Zoll.de/…

Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Formular (erhältlich bspw. bei den Industrie- und Handelskammern) oder auf der Rechnung, einem zugehörigen Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. Darin müssen die Waren so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist (Nämlichkeit).

Grundsätzlich müssen Lieferantenerklärungen im Original unterzeichnet werden. Dies ist nur dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Erklärung als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden. In diesem Fall

  • können sie elektronisch authentisiert werden, wobei die Form der Authentisierung zwischen dem Lieferanten und dem Empfänger der Waren zu vereinbaren ist, oder
  • der Lieferant kann sich gegenüber Empfänger der Waren schriftlich verpflichten, die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die ihn so ausweist, als ob er sie handschriftlich unterzeichnet hätte.

Dabei muss der für die Abgabe der Erklärung Verantwortliche anhand entsprechender Angaben in der Erklärung bestimmbar sein. Diese gesonderte Verpflichtungserklärung ist von der Zollstelle nicht zu prüfen. Die vorherige Verantwortungsübernahme aus zivilrechtlichen Gründen erfolgt ausschließlich im Interesse des Empfängers gegenüber dem Lieferanten.

Lieferantenerklärungen dürfen auch nachträglich abgegeben werden.

Einzel-Lieferantenerklärungen und Langzeit-Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen werden jeweils nur für eine einzelne Warenlieferung abgegeben; sie werden daher auch als Einzel- Lieferantenerklärungen bezeichnet.
Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE) hingegen stellen einmalige Erklärungen dar, die für Lieferungen über einen längeren Zeitraum hinweg Gültigkeit haben.

Rechtsfolgen einer Lieferantenerklärung

Die Ausfertigung von Lieferantenerklärungen erfolgt ohne amtliche Mitwirkung. Der Lieferant trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen gegenüber dem Empfänger und den Zollbehörden. Eine zu Unrecht ausgefertigte Lieferantenerklärung kann nicht nur dazu führen, dass ein (verärgerter) Kunde verloren geht, sondern auch steuerrechtliche, zivilrechtliche und/oder strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Bei einem ermächtigten Ausführer ist auch der Widerruf der Bewilligung als ermächtigter Ausführer möglich.

Hinweis:

Eine Lieferantenerklärung dient als Grundlage für einen präferenziellen Ursprung. Dieser wird benötigt zur Erstellung von präferenziellen Ursprungsnachweisen, die ihrerseits eine Zollminderung oder Aussetzung im Bestimmungsland ermöglichen. Daher ist bei der Ausstellung im Unternehmen größte Sorgfalt geboten.

 

Anführung neuer Abkommen auf Lieferantenerklärungen

Die Anführung neuer Abkommen in einer Lieferantenerklärung setzt voraus, dass das Abkommen im Zeitpunkt der Ausfertigung der Lieferantenerklärung zumindest im Amtsblatt der EU veröffentlicht ist, selbst wenn darin die Anwendbarkeit erst ab einem späteren Zeitpunkt normiert ist.

Erst ab der Veröffentlichung können die rechtlich verbindlichen Ursprungsregeln geprüft und deren Einhaltung dokumentiert werden.

Eine Anführung Vietnams ist aus diesem Grund zum derzeitigen Zeitpunkt nicht möglich.

Wird ein Abkommen, welches einen späteren Zeitpunkt der Anwendbarkeit vorsieht, im Amtsblatt der EU veröffentlicht, sind zwar noch keine präferenziellen Einfuhren möglich, jedoch ist eine Anführung auf einer Lieferantenerklärung mit dem Zusatz “ab Anwendbarkeit” zulässig.

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