05. Februar 2020

Exportkontrollbeauftragte – Aufgaben einer Schlüsselstelle

Der oder die Exportkontrollbeauftragte ist die Person, die die tatsächlichen Aufgaben in einem Unternehmen in Bezug auf genehmigungspflichtige Warensendungen übernimmt. Der Exportkontrollbeauftragte kann zugleich der Ausfuhrverantwortliche sein, muss es aber nicht. Sind dies unterschiedliche Personen, was oft genug – gerade in größeren Unternehmen – vorkommt, so obliegt ihm dennoch ein hohes Maß an Verantwortung.

Die Position des Exportkontrollbeauftragten kennt weitere Bezeichnungen, z. B. Exportkontrollsachbearbeiter, Export Manager, Export Compliance Manager, Exportbeauftragter etc.

Zu den Aufgaben des Exportkontrollbeauftragten gehören die alltäglichen Routinen der Ausfuhr, hier eine Auswahl:

  • Antragstellung zur Ausfuhr in den unterschiedlichen Verfahrensmöglichkeiten
  • Kontrolle der Ausfuhrvorgänge im Bereich Zoll und Außenwirtschaft im Allgemeinen
  • Abfrage der Terrorverdächtigen
  • Einreihung von Waren in den Elektronischen Zolltarif (EZT)
  • Bestimmen von AL-Nummern
  • Bestimmen von Dual-Use-Erklärungen
  • Erstellung von Begleitpapieren
  • Prüfen der von Kunden geforderten Dokumente auf Machbarkeit
  • Fristenkontrolle
  • Kontakt und Schnittstelle:
    • zum BAFA
    • zu anderen Ministerien
    • zum Zoll, zu den involvierten Zollstellen im Binnenland (Ausfuhrzollstellen) sowie an den Grenzen (Ausgangszollstellen)
    • zur zuständigen Industrie- und Handelskammer
    • zwischen Betrieb, Spediteuren und anderen Logistikunternehmen
  • Antragstellung von:
    • Ausfuhr- und Verbringungsgenehmigung
    • Auskunft zur Güterliste
    • Nullbescheid
    • Ausfuhranmeldung

Der Exportkontrollbeauftragte ist in der Regel dem Ausfuhrverantwort­lichen weisungsgebunden. Er sollte aber innerhalb seiner Abteilung Weisungsbefugnis besitzen, um die Vorgaben der Exportkontrolle durchführen zu können. Daher ist es unabdingbar, die Funktionen, die Tätigkeiten und die Befugnisse von der Geschäftsleitung in die betroffenen Fachbereiche und Abteilungen zu kommunizieren. Unter Umständen ist es die Pflicht des Exportkontrollbeauftragten, Ausfuhren zu stoppen, sollten sich Unstimmigkeiten oder gar Widersprüche zu den gesetzlichen Vorgaben herausstellen.

Hinweis: Daher hat es sich als ungünstig erwiesen, wenn Exportkontrollbeauftragte gleichzeitig Mitarbeiter des Vertriebs sind.

Der Exportkontrollbeauftragte berichtet in regelmäßigem Turnus an den Ausfuhrverantwortlichen über alle wichtigen Punkte, informiert über eventuelle Missstände und erforderliche Reformen.

Er sollte stets aktuell informiert sein und Zugang zu allem notwendigen Informationsmaterial erhalten. Hierzu zählen Schulungen, Zugang zum Internet, das Abonnieren von Newslettern und einschlägiger Fachliteratur.

Hinweis: Der Exportkontrollbeauftragte berichtet direkt an den Ausfuhrverantwortlichen.

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